やる気スイッチを購入しよう

分類を細かく考えすぎてはいないだろうか。
たとえば、ある顧客は三つの山を抱えていた。
経理用プログラムに打ちこむ領収書と、メ士フーのアドレス帳に新しく打ちこむメールーアドレス、それにメーリングリストの更新アドレスである。
わたしたちは「コンピュータに打ちこむもの」というファイルを一つつくって、処理を簡略化した。
i行き先がないのは、もしかしたら新しいカテゴリーの文書なのかもしれない。
そういう場合は、「デスクトップーファイル」かファイルーキャビネットのなかに新しいファイルをつくるか、または新しいトレーをつくる必要があるかどうか考えてみよう。
新しいカテゴリーをつくるときも、あまり細かく分類しすぎないようにしよう。
ある程度時間が経っても、二〇枚も文書が入っていないようなファイルは分類が細かすぎるのだ。
　さらに大事なのは、毎日、二十四時間に一回は入ってきた情報を必ず全部空にすることだ。
イントレー、ｅメールの受信トレーファクス、留守電メッセージ、ブリーフケース、車のなかなど、あなたが新しい情報や文書を受け取ったり、置いたりしたところすべてをきれいにさらおう。
人ってきた情報を見もせずに、「いま決める」ことはできないのだからＩ。
　「いま決める」は最低一週間をかけて完璧にできるようにしよう。
口で言うほど簡単ではないので、根気よく、地道に、絶え間なく続けることだ。
あなたの考え方や行動、ビジネスのやり方に溶けこんで習慣になるまで時間をかけてやろう。
文書の収まり場所がない場合、その文書は新しいカテゴリーのものかもしれない。
いま決める　自分のできる範囲を知ろう。
１　「管制塔」を見返して、一日に何件くらいの用件を完全に終わらせているかを数え、平均数を出してみる。
２　一日に「できない」と断る回数を推定する。
３　一九〇（一日に平均して入ってくる情報の数）から完全に終えられる用件の数を引いて、一日に何回あなたは「できない」と断らなければならないかを算出する。
４　少なくとも五枚のポストイットに、「ダメ」と右の引き算で求めた数を書いておく。
５　そうしたポストイットをドアや電話、イントレー、パソコン、「管制塔」、デスクパッド、ディナー・テーブルなど、用件が入ってきそうなところへ貼りつけておく、i6zステップ４いま!決める６　用件が入ってきたら、その場でどうするか決める。
７　何ごとに関しても、だれに関してもフ目分がすべきことは何か」と自分自身に訊ねる。
８　自分が関わる範囲がわかったら、「それをやる時間があるか」と自問する。
９　実行可能な日付を選んで「管制塔」に用件やアポを書き留める。
10　予定を変更するように頼まれたら、「管制塔」で現在の予定と変更依頼を比較し、妥当な追加や削除を行う。
11「あとで」を信じるのをやめる、決断には「いま」か「遅すぎる」かのどちらかしかない。
12　それぞれの文書を手にするのは二回だけＩ～回目は用件が何かを見て、「管制塔」に用件かアポとして書き写すとき、二回目はそれを実行するときだ。
13　それぞれの文書に落ち着き先を見つけてやる。適正な場所が見つからなかったら、分類を細かくしすぎていないか、または分類が大きすぎないかを考えてみよう。
14　行き先がない場合、新しいファイルやトレー、または箱などが必要か考える。
もし必要なら、「管制塔」にそれをいつ新たにつくるかを書きつけておこう。
つねに優先順位を見きわめる　これまでにわたしたちは「管制塔」に。
やることのリストをつくっているはずだ。
だが、いちばんさきにすることはどうやって決めたらよいのだろうか。
楽しいからとか、簡単だからとか、あまり手間がかからないからという理由で、ある用件をさきに済ませようとすることがよくある。
ときには、そのときの気分で決めることもある。
　しかしそういう感情的な理由で優先順位を決めるのは、いちばん効率が悪い。
そうやって取りかかった結果、実際に計画通りに用件を全部終えられたことがどのくらいあるだろう。
それほど頻繁にはないのではないだろうか。
全部は終えられないということを前提に、わたしたちは使った時間に対して最大の”見返り”が期待できる用件に時間を割くようにしなければならない。
だが、そうした用件は楽しく、単純で、簡単かつ、手早く済む部類には決して入らないにちがいない。
　一日中こつこつと働いたのに、一日の終わりになって、本当に重要な仕事にまだ手を着づに優先順位を見きわめるていないことに気づいて、ぎょっとすることがないだろうか。
どうしてそんなことが起こるのだろう。
それは人きな什事はたいてい難しく時間がかかるものであったり、または自分の守備範囲外で苦手なことが要求されてちょっと気後れするものであったりするからだ。
　また、優先順位がついていないリストを使っていると、一つの仕事を終えるたびに次は何をしようかとリストを何度も読み返さなければならないので、それだけで一日に一時間ほども無駄にすることになる。
　しかしここで「つねに優先順位を見きわめる」ステップをマスターすると、そうした時間の無駄や先延ばし癖で起こす問題を防止できるようになる。
用件リストに優先順位をつけていなかったら、用件をやる順番を「やる気があるかどうか」で決めていきかねない。
これは気分に流された感情的な考え方で、効率的ではないし、ストレスもかかる。
だが、優先順位のついたリストがあれば、何を最初にやるべきかという左脳による合理的な決断にしたがっていくだけになる。
それはたんにリストを眺めて、用件１を探し、それを処理するだけの話だ。
作業から感情を排除すると、右脳を使わないから、先延ばし癖から遠く離れていられるのだ。
　これは先延ばし癖を治す完璧な解決法ではないにしろ、はるかに円滑なスタートが切れる方法だ。
さまざまな基準に基づいて優先順位を見きわめるやり方を次のグレーボックスで見てみよう。
萌優先順位の見きわめ方　ある一日の用件に次のようなものがあるとしよう。
あなたなら、どの用件から優先的にこなしていくだろうか。
・食料品を買う。
・新しいソフトをパソコンにインストールする。
・セミナーの参加者に証書を送る。
・印刷物の出来具合をチェックする。
・プロジェクト会議の予定を立てる。
・顧客との会合の予定を立てなおす。
・一週間分の報告書を仕上げる。
・返事を急ぐ顧客に電話をかける。
・配送の問題を調査する。
・スティーブ用に調査書のコピーをつくる。
　どんな優先順位になっただろう。
順位を決めた理由は明確だろうか。
それを口頭で説明することはできるだろうか。
ここでちょっと考えてほしい。
「わたしの優先基準は何だろう。
一日が終わったとき、自分の目標に向かって本当に重要な仕事が遂行できているようにするにはどんな基準を使ったらよいのだろう？」と。
もしあなたが企業家なら、当然「どうしたら利益が上がるか」を基準にするにちがいない。
そうすると、お金が出ていく用件よりもお金が儲かる用件をさきに持ってくるはずだ。
そしてリストには少なくとも二つはお金が儲かる用件があるにちがいない。
そうでなければ、金儲けはできない。
　人によってはもっと私的で、仕事に関係が薄い目標を持っているかもしれない。
わたしの知り合いでは、オーケストラでチェロを弾きたいという目標を持っている人がいる。
その人は日々の仕事は終えなければならないし、家賃も支払わなければならない。
しかし、オーケストラでチェロを弾くことが目標の人が、五年間もチェロに触っていないとしたら、何かおかしいとは思わないだろうか。
　現在の職務よりも大きな野望を持っても不実ではないし、何か別の目標を追ったら悪い従業員だというわけでもない。
仕事に関係ないことを人生の目標に据えても、仕事に全力を尽くさないというわけではない。
目標がお金のかかることなら、むしろ仕事をちゃんとやり、もっと昇進して、より多く収入を得て、より早くその目標にたどり着けばいいのだ。
　あなたの優先基準は何だろう。
書き出してみよう。
自分の目標に沿った優先基準を考えなければ、目標に近づくことはできない。
見える場所に優先基準をを書いたメモを貼りつけよう。
言葉ではなく、絵でもいい。
　わたしは自分の優先基準である「金儲け」を表すために、ただの「＄」マークを使っている。
昇進を目指すなら、役職名を書いておくだけでもいい。
目標を妨げるものが生まれそうな場所にその優先基準メモを貼り、どこからでも見えるようにしておこう。
優先順位のつけ方
一定の優先基準を決めて、用件リストに順位をつけよう。
順位をつけるやり方にはいろいろあるが、あなたに合った方法を選べばいい。
　わたしは単純な色づけ方法を使っている。
グリーンのマーカーを握りしめ、まずリストを眺めて金儲けになりそうな仕事を探していく。
見つかったら、その用件の前にマーカーで四角を書く。
リストのいちばん下まで見終わったら、もう一度、今度は「グリーンで色づけした用件のなかでどれがいちばん儲かるか」と考えながら、見つけたグリーンの用件に１をつける。
次に二番目に儲かる用件を探して、グリーンの四角に２を書きこむ。
そうやって順に番号を振っていくが、就業時間中に終わりそうにないほど用件の数が多かったら、仕事が終わってからでもするようにパープルのマーカーで印をつけていく。
最後に残った、色のついていない項目はお金にならないか、逆にお金が出ていく用件ということになる。
わたしはつねに優先順位を見きわめる金が出ていく用件に手を着ける前に、お金が入ってくる用件をすべて終えられるように手配したわけである。
ＡＢＣ、１２３を振っていくやり方は、「管制塔」に用件を書きこむ前にやる方法として、ステップ２でもご紹介した。
これは、毎日の優先順位を決めるときにも使える。
・Ａ＝生死に関わる重大事項－－今日やらなければ、チャンスやつき合いなど、何かを失って、取り返しがつかない事態が生じる用件。
・Ｂ＝重要事項－－今日中に済ませることが大事だが、べつに生死に関わるほど緊急を要しない。
・Ｃ＝できるといい用件　今日中に済ませられたらいいな、と思う程度の用件。
　リストの用件に全部ＡＢＣをつけてランク分けしたら、今度はＡだけを見ていく。
どのＡがいちばん重要だろうか。
その隣に1と書きこんで、次に重要なＡに２をつける。
そんなふうにしてＡランクの用件すべてに優先順位をつけていく。
Ａが終わったらＢ、さらにＣに番号を振っていこう。
番号を振り終わったら、まずＡ-1を済ませ、それからいＡ-2という具合に用件をこなしていけばいいのだ。
　自分に合ったやり方　あなたがやりやすいように優先順位のつけ方を工夫しよう
順序よく実行できるならどんなやり方でもかまわない。
だが、優先順位をつけたリストを使っていなければ、あなたはまたもや先延ばし癖に舞いもどってしまい、
感情のおもむくままに用件を片づけ、リストに何度も目をさまよわせて時間を無駄にすることになるということを忘れないようにＩ・。
つねに優先順位を見きわめる「管制塔」の用件リストに優先順位をつけたら、次は「つねに」の部分だ。
　わたしたちはリストに優先順位をつけたら、それで終わりだと思っている。
ところが、かかってきた電話に出たり、だれかがオフィスに入ってきたり、
デスクの上に載っている何かを見つけたりすると、せっかくっくったリストもないも同然になってしまうことが多い。
わたしたちは、そうした乱入者に優先順位を決められてしまい、せっかく今日の用件でもっとも重要な用件を決めたことなどすっかり忘れてしまうからだ。
むろん、彼らはわたしたちのためによがれと思ってくれていて、わたしたちの時間を無駄にしようと思っているわけでは決してない。
だが、真実を明かすなら、あなたのためによがれと本当に心から思ってくれる人はただひとり、あなたしかいないのだ。
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